Separe valor acordado de valor recebido
O valor do caso representa o montante acordado. Cada pagamento recebido deve ser um registo próprio, com data e valor. Isso preserva a cronologia e evita que um pagamento parcial pareça uma liquidação total.
Não converta moedas silenciosamente
Se trabalha em várias moedas, mantenha cada valor na moeda original. Conversões automáticas podem criar uma falsa sensação de precisão e complicar a reconciliação com pagamentos reais.
Use estados que expliquem a situação
“Por pagar”, “Parcialmente pago”, “Pago” e “Em atraso” são mais úteis quando derivam de dados registados e prazos concretos, não de etiquetas arbitrárias.
Reveja por cliente e por caso
Quando existem vários trabalhos para a mesma entidade, veja primeiro cada caso individualmente e depois o total por entidade. Isso ajuda a separar um trabalho liquidado de outro que continua pendente.