Comece pelo acordo, não pela cobrança
Registe o trabalho ou serviço como um caso e anote o valor acordado, a entidade principal e a data de início. O objectivo é ter uma referência própria antes de surgirem dúvidas.
Se o valor ainda não estiver fechado, marque-o como tal em vez de inventar um número. Um registo honesto é mais útil do que falsa precisão.
Registe trabalho e pagamentos separadamente
Horas ou dias trabalhados e pagamentos recebidos são factos diferentes. Guardá-los separadamente permite perceber o que foi executado e o que continua por receber.
Quando chega um pagamento parcial, registe-o como pagamento parcial. Não apague nem reescreva o histórico do trabalho já feito.
Guarde documentos e prazos no mesmo contexto
Fotografias, ficheiros, notas e prazos fazem mais sentido quando estão associados ao mesmo caso. Assim, uma conversa futura não começa com uma caça ao tesouro entre mensagens, email, Fotos e Ficheiros.
Crie uma rotina mínima
No fim de cada dia de trabalho, reserve um minuto para registar o essencial: data, duração, descrição e qualquer pagamento ou documento relevante. A consistência vale mais do que um sistema sofisticado que nunca é actualizado.