Comece pelo acordo, não pela cobrança
Registre o trabalho ou serviço como um caso e anote o valor combinado, a entidade principal e a data de início. O objetivo é ter uma referência própria antes de surgirem dúvidas.
Se o valor ainda não estiver fechado, marque-o como tal em vez de inventar um número. Um registo honesto é mais útil do que falsa precisão.
Registre trabalho e pagamentos separadamente
Horas ou dias trabalhados e pagamentos recebidos são fatos diferentes. Mantê-los separados permite entender o que foi executado e o que continua a receber.
Quando chega um pagamento parcial, registe-o como pagamento parcial. Não apague nem reescreva o histórico do trabalho já feito.
Mantenha documentos e prazos no mesmo contexto
Fotos, arquivos, notas e prazos fazem mais sentido quando estão associados ao mesmo caso. Assim, uma conversa futura não começa com uma caça ao tesouro entre mensagens, e-mail, Fotos e Arquivos.
Crie uma rotina mínima
No fim de cada dia de trabalho, reserve um minuto para registrar o essencial: data, duração, descrição e qualquer pagamento ou documento relevante. A consistência vale mais do que um sistema sofisticado que nunca é atualizado.