Définissez un dossier avec suffisamment de contexte
Donnez au dossier un titre reconnaissable, associez l’entité principale et ajoutez des notes expliquant le périmètre. Le nom doit encore avoir du sens dans six mois, pas seulement aujourd’hui.
Consignez des activités concrètes
Au lieu de « j’ai travaillé sur le projet », consignez ce qui s’est passé : visite sur site, préparation, livraison, révision, réunion ou autre événement pertinent. Des dates et descriptions simples rendent l’historique consultable.
Rattachez les documents au bon dossier
Conservez les photos et fichiers avec le dossier auquel ils appartiennent. Cela ne transforme pas le document en preuve certifiée, mais évite de perdre le contexte de sa conservation.
Exportez seulement lorsque vous en avez besoin
Une exportation doit être une conséquence du dossier, pas le dossier lui-même. Organisez d’abord les données ; générez ensuite un résumé ou un dossier PDF lorsque vous devez partager des informations.